Gemba Kaizen

هي كلمة يابانية تعني:
Gemba = المكان الحقيقي ( الذي يكون فيه الحدث )
Kaizen = التحسين المستمر



عندما ظهر كتاب ( مفتاح النجاح التنافسي الياباني ) عام 1986 أصبح مألوفا بل متعارفا على أن مصطلح Kaizen هو أحد المفاهيم الإدارية الجديدة.
والتحسين المستمر هنا يشمل جميع فئات العمل ( المدراء- العاملين), وتقوم فلسفة هذا العلم في بذل الجهد الكافي و المطلوب لإحداث التغيير المستهدف و المخطط له سابقا في جميع جوانب الحياة سواء كانت في مكان العمل أو الحياة الإجتماعية و حتى الحياة المنزلية البسيطة.
ولكن في جانب الاعمال التي تتطلب تحقيق الربح فهنالك 3 عوامل رئيسية هي:
1. التطوير Development
2. الانتاج Production
3. البيع Selling

و مفهوم Gemba يعني مكان تصنيع المنتج أو تقديم الخدمة و يطلق عليه المدراء بالمكان الذي يأتي منه الدخل (الربح) Generate Revenue
وعادة ما يصنف المدراء أماكن العمل على حسب الإدارات المختلفة مثل:
v الإدارة المالية Financial Management
v التسويق Marketing
v المبيعات Sales
v تطوير المنتجات Product Development
وهكذا ... فالتركيز على مكان العمل الحقيقي في كل مكان عمل Worksite يؤدي إلى اكتشاف فرص تجعل الشركة أكثر نجاحا, ولفهم أعمق لمصطلح Gemba نأخذ هذا المثال:
في الفنادق مثلا تتحدد Gemba بالقطاع الذي يتلاقى فيه العميل مع الفندق لأخذ الخدمة مثل الساحه الداخلية Lobby , غرفة الطعام Dinning Room , غرفة الضيوف Guests Room وهكذا .. حتى أن Gemba قد تكون في قسم السنترال Switch Board و هذا مشاهد مثلا في البنوك حيث أنها مكان لخدمة العميل.
لقد ظهرت مقولة أو رسالة قد يتركها المدير على مكتبه أو قد يخبرك بها سكرتيره بأن المدير الان في مكان العمل He is Out at Gemba والمقصود هنا أن المدير قد خرج بنفسه ليتفحص مكان عمله الحقيقي.

Gemba & Management


إن Gemba هو المكان الذي يجب أن يستحوث على النصيب الأكبر من الإهتمام لذلك فهم يقولون أن Gemba تقع في أعلى التصنيف الهرمي للشركة وأن واجب الإدارة الرئيسي هو خدمة Gemba و التركيز عليها كما في الشكل التالي :


الرسمة مأخوذة من كتاب GembaKaizen, Masaaki Imai 1997 (Page 16)




لذلك فمن واجب المدير الظهور في مكان العمل و عدم الاختباء و التقوقع وراء المكاتب و الأبواب و جعل حواجز تعوقه عن الرؤية أو الوصول إلى Gemba وترك هذه المهمة و اسنادها إلى المشرفين الذين يقوم بتعيينهم Supervisors .







The House of Gemba

هنالك نشاطات اساسية يومية يجب الإهتمام بها في Gemba و أهمها:
· الصيانة Maintenance
· التحسين المستمر Kaizen


فالتحسين المستمر في Gemba يضمن تحقيق نتائج أفضل و تطوير سريع في الأداء و يساعد أيضا على سرعة اكتشاف الأخطاء و معالجتها حسب ثوابت معينة سيأتي التفصيل فيها لاحقا. و هنا نستطيع الربط ما بين ( التحسين المستمر) و ( مكان العمل ) بالمصطلح الياباني ( Gemba Kaizen)



What is QCD?

هي اختصار لـ الجودة (Quality ) , التكلفة (Cost) و التوصيل (Delivery) ومن أجل ادراك أوسع وأشمل لهذه المفاهيم يجب على الشركة ادارة عدد من الموارد بكفاءة وفاعلية و على الوجه الصحيح يوميا و تشمل:
ü Manpower أي القوة العاملة
ü Information و تعني المعلومات
ü Equipment المعدات
ü Materials المواد

وإدارتها بالشكل المناسب يتطلب وجود ( ثوابت )أو (مقياس) ( Standards ) فعند حدوث أي مشكلة أو طارئ يجب البحث في جذور هذه المشكلة حسب الثوابت المبنية سابقا وبذلك تصبح الثوابت جزءا مكملا في مفهوم Gemba Kaizen و أساسا في التحسين اليومي للاعمال فـ Kaizen بإمكانها تحسين الجودة و تقليل التكاليف و تقوم بخدمة العميل بصورة أفضل.

3 نشاطات أساسية في Kaizen تضمن تحقيق مفهوم QCD :
§ المقياس (ثوابت) Standardization
§ خمسة س 5's Housekeeping
§ الوقت الضائع Muda (Waste)

الرسمة مأخوذة من كتاب GembaKaizen, Masaaki Imai 1997 (Page 43)




What is 5's ?

هي خمسة خطوات رئيسية في Housekeeping و يقصد بها تدبير و إدارة الممتلكات وتأمين التجهيزات و الخدمات :
1. (Seiri) وهو التفرقة بين الأشياء الضرورية و الغير ضرورية و يطلق عليها بالانجليزية ( Sort)
2. Seition)) ترتيب الأشياء الضرورية بعد الخطوة السابقة ترتيبا منطقيا و يطلق عليها بالانجليزية ( Straighten)
3. (Seiso) جعل الالات و المعدات و مكان العمل نظيفا وبالانجليزية ( Scrub)
4. (Seiketsu) جدولة عمليات التفحص و التدقيق ( Systemize )
5. (Shitsuke) وضع مقاييس لجميع العمليات السابقة و جعلها تبدأ وتستمر بدون نهاية (Standardize)



وسنأتي على ذكر هذه الخواص بشي من التفصيل

(Seiri) أو ( Sort)
تقتضي هذه الخطوة تقسيم الأشياء إلى مجموعتين هي :
ý ضرورية Necessary
ý غير ضرورية Unnecessary

وستلاحظ بعد اجراء هذا التقسيم أن بعض الأشياء أو الأدوات في Gemba هي التي تحتاجها لأداء عملك اليومي وأن معظم الأدوات الأخرى قد لاتحتاجها بالمرة أو على الأقل لن تقوم بإستخدامها خلال الفترة القادمة.
إن Gemba قد تكون مليئة بالأدوات و الأشياء الغير مستخدمة مثل:
· الالات Machines
· الطاولات Desks
· الأدوات Tools
· الملفات Files
· المستندات Documents




خطوات تحديد الاشياء (Sort)
o استخدام علامة مميزة للتعريف بالاشياء الغير ضرورية و لنفترض هنا (ملصق) أحمر اللون (Red Tag)
o اختيار Gemba لتكون مكان العمل المستهدف
o ذهاب فريق العمل إلى Gemba ووضع الملصقات على الأشياء التي يعتقد أنها غير ضرورية
o عند احتياج تلك الالة و الأداة سيقوم العامل بنزع الملصق عنها و استخدامها
o بعد فترة من الزمن ستكون هنالك صورة واضحة عن الأشياء التي لم تستخدم و ستجد كثيرا من البقع الحمراء التي تغطي Gemba
o ترتب هذه الأشياء وتخزن حسب الطريقة المناسبة

.




(Seiton) أو ( Straighten )
بعد الانتهاء من الخطوة السابقة ستتبقى بعض الأشياء التي سنقوم بإستخدامها فعلا في Gemba أما بقية الأشياء ستصبح عديمة الفائدة و مضيعة للوقت إذا خزنت و رتبت في أماكن بعيدة أو يصعب الوصول إليها.

(Seiton) يقصد بها تقليل الجهد و الوقت الازم للبحث عن الأشياء الغير ضرورية و التي قد نحتاجها أحيانا.

لتجنب ذلك يجب أن تحتوي هذه الأشياء على 3 عناصر هي :
1. عنوان مصمم Designed Address
2. اسم Name
3. حجم أو مقدار Volume

إلى جانب ذلك يتم تحديد مكان استخدام هذه الأشياء بتسمية مناطق العمل أو الالات التي تحتاجها و يكون بعمل تحديد على الأرضية أو تعليق علامات معينة على السقف و غيرها


(Seiso) أو ( Scrub)
هنا يتم تنظيف Gemba بالكامل من الأدوات و الالات والمكاتب و حتى الأرضيات و الجدران فذلك يساعد العامل على اكتشاف بعض العيوب والخلل في أماكن معينة و التي قد لايبالي بها عادة عمال النظافة الذين ليس لهم دراية بسير العمل و يقال (ان أغلب أعطال الالات تبدأ بالاهتزاز ) و ذلك تنيجة لانحلال بعض المسامير و البراغي و هذا العمل يساعد بشكل كبير في اكتشاف و سرعة تلافي الأخطار.



(Seiketsu) أو (Systemize)

ويقصد هنا مواصلة العمل الجاد على الخطوات السابقة و عمل جدولة و أتمتة (Automation) لهذه الأعمال لكي تطبق يوميا .
فعند تطبيقها لأول مرة سيحدث هنالك تغير و تحسن ولكن سرعان ما سيعود الوضع لما كان عليه لذلك فإن هذه العمليات يقال عنها أنها يجب أن لا تنتهي ( Start and Never End)


(ٍShitsuke) أو (Standardize)

بعد قيام المدير بفهم طبيعة عمل كل نقطة من النقاط السابقة و تطبيقها في Gemba يجب عليه إستخدام مقاييس لمراقبة سير العمل عليها و قياس مدى التحسين Kaizen في كل خطوة و أنها تسير في الاتجاه الصحيح

و هنالك 5 طرق لتقييم أداء العمل على الخطوات السابقة في Gemba هي:
v تقييم ذاتي Self Evaluation
v التقييم بإستخدام خبير Evaluation by an Expert Consultant
v التقييم عن طريق المشرفين Evaluation by Supervisors
v خليط من الأنواع الثلاثة السابقة Combination of the Above
v المنافسة بين مجموعات في Gemba و تعني Competition Among Gemba Groups .